Trong các lớp học của tôi, khi được hỏi “Doanh nghiệp anh chị đã có hệ thống vận hành chưa?” thì gần như rất nhiều CEO, Quản lý cấp trung đều hoang mang và hoài nghi “Doanh nghiệp của mình có hệ thống vận hành chưa nhỉ?” và nếu có thì nó trông như thế nào?. Nhưng cũng có rất nhiều CEO nói với tôi rằng, họ đã mua những tài liệu bán trên mạng về “hệ thống quy trình vận hành” với rất nhiều tiền nhưng đó chỉ là những Lý thuyết suông và một mớ giấy lộn, nó làm đảo lộn mọi thứ trong doanh nghiệp và không thực sự hiệu quả như những lời quảng cáo.
Tôi rất đồng cảm với những khó khăn mà các anh chị đang gặp phải, trong vai trò nhiều năm đào tạo và cố vấn tôi cũng gặp nhiều câu chuyện dở khóc dở cười như vậy. Doanh nghiệp đang yên ổn, tự dưng áp dụng cái quy trình vào làm rối tung lên, doanh số sụt giảm, con người ra đi, công việc đình trệ…Và cũng có những doanh nghiệp từ khi thành lập đến nay cứ mãi “chạy theo xử lý sự vụ phát sinh” mà không có một cái quy trình chuẩn nào. Và giám đốc thì suốt ngày đi giúp nhân viên xử lý lỗi vi phạm, lỗi phát sinh…đến kiệt sức. Và nhiều người gặp tôi than thở “em làm chủ công ty mà y như đi làm đầy tớ”, tôi cũng từng ở trong trạng thái như bạn vậy cho tới khi tôi phát hiện một điều mà thực ra bạn cũng biết đó là “Doanh nghiệp tự vận hành”
Bạn không nghe lầm đâu “Doanh nghiệp tự vận hành”, nhưng để đưa doanh nghiệp đến được giai đoạn này bạn cũng cần bỏ rất nhiều thời gian công sức xây dựng “Hệ thống quy trình vận hành” cho chính doanh nghiệp của mình, tôi nhắc lại “Chính bạn là người phải đi xây dựng hệ thống quy trình vận hành” chứ không phải “mua hệ thống, tài liệu vận hành của người khác” về áp dụng vào doanh nghiệp của bạn. Chắc chắn sẽ không thành công !
Khẳng định 1: Doanh nghiệp bạn chắc chắn cần có: Hệ thống quy trình vận hành
Khẳng định 2: Bạn phải tự tay xây dựng nó
Mỗi doanh nghiệp là mỗi hình thái khác nhau, văn hóa khác nhau, con người khác nhau và mô hình kinh doanh cũng không giống nhau. Việc đi mua hệ thống quy trình của ai đó giống như bạn “lấy giày của người khác mang vào chân mình” thì làm sao cho nó vừa vặn, thoải mái.
Rất nhiều CEO lại bảo: Tôi làm gì còn thời gian mà đi xây dựng mấy cái này, mà có chắc xây dựng xong rồi nhân viên có theo nó không hay đâu lại vào đấy. Vấn đề nằm ở chỗ “vì bạn không có quy trình, hệ thống” nên bạn mới không có thời gian, vì suốt ngày bạn đi xử lý sự vụ, có những sự vụ lặp đi lặp lại hàng trăm lần như nhau và cũng có những sự vụ phát sinh mới mỗi ngày. Nhưng mỗi khi phát sinh như vậy, bạn lại là người trực tiếp nhúng tay vào giải quyết.
Để có một quy trình hoạt động trơn tru, bạn phải trải qua 4 giai đoạn: THỰC HIỆN – QUYẾT ĐỊNH – TRAO QUYỀN – THIẾT KẾ
Giai đoạn 1: Thực hiện:
Thường giai đoạn này xuất hiện nhiều vào những ngày đầu khởi nghiệp, bạn phải tự tay làm mọi thứ, từ CEO đến lau dọn văn phòng, soạn báo giá, xử lý lời phàn nàn của khách hàng….Bạn chỉ thoát được một phần của giai đoạn này khi bạn tuyển dụng được một vài nhân viên giúp bạn, thay bạn làm một số việc đó. Bạn bước qua giai đoạn 2
Giai đoạn 2: Quyết định
Bạn dành thời gian đọc các báo cáo, quyết định giúp nhân viên sẽ làm gì và không làm gì? Bạn ký vào tất cả giấy tờ, những đề xuất, những góp ý, và những công việc mà nhân viên cần bạn…
Giai đoạn 3: Ủy quyền – trao quyền
Đây là giai đoạn rất quan trọng, bạn giao toàn quyền quyết định một vấn đề nào đó cho nhân viên của mình (họ có thể đúng hoặc sai) nhưng bằng niềm tin và sự động viên bạn cho họ toàn quyền quyết định và tự nhận lấy kết quả và đánh giá kết quả…Điều quan trọng nhất trong giai đoạn này vẫn là NIỀM TIN, bạn có thực sự tin tưởng khi giao phó công việc hay bạn ở trong trạng thái “Doanh nghiệp của mình phải do mình quyết định”
Giai đoạn 4: Thiết kế cuộc chơi
Qua được giai đoạn 3, bạn gần như tách hẳn mình ra khỏi việc điều hành doanh nghiệp, bạn dành rất ít thời gian tham gia vào việc điều hành chung, ở giai đoạn 4 bạn có nhiều thời gian hơn cho việc tìm hiểu khách hàng, thị trường, đối thủ,…Bạn thiết kế lại tổ chức, thiết kế mô hình kinh doanh, làm mới lại các chiến lược phát triển và bạn nhìn doanh nghiệp tự vận hành từ xa.
Doanh nghiệp tự vận hành khi và chỉ khi bạn có đủ hệ thống quy trình tương ứng với mỗi giai đoạn và hệ thống con người giúp bạn thực hiện mọi việc liên quan.
Bạn có thể tham gia các lớp học “Xây dựng quy trình vận hành”, bạn có thể “mua tài liệu” như một tài liệu tham khảo, nhưng chính bạn phải là người tự tay xây lấy doanh nghiệp của mình. Hoặc bạn cũng có thể đồng hành cùng BQ Training theo mô hình Coach 1-1, chúng tôi cam kết sẽ giúp bạn có một hệ thống quy trình bài bản phù hợp với quy mô doanh nghiệp của bạn. BQ Training sẽ giúp bạn: Khai mở tư duy qua các buổi Coaching theo từng modul, cung cấp file hướng dẫn mẫu (nếu bạn chưa biết bắt đầu thế nào), giúp bạn triển khai quy trình đến tổ chức một cách tốt nhất (qua các buổi training on job).
Bạn có thể tham khảo tại đây
Hi vọng, với những chia sẻ trên sẽ giúp ích được các chủ doanh nghiệp!
Chúc bạn thành công!
Nếu muốn liên hệ với chúng tôi, hãy gọi Hotline: 0916145151 – Bạn được 2h tư vấn miễn phí từ tôi
Nguyễn Bão Quốc
Founder & CEO BQ Training
Mentor of VSMA (Viet Nam Startup Mentors Alliance)
Leave a Reply