Tại sao cần xây dựng và tối ưu quy trình làm việc trong doanh nghiệp dù nhỏ hay lớn

90% các chủ doanh nghiệp SMEs của chúng ta ban đầu xuất phát điểm là làm một ý tưởng tự phát hoặc tay ngang qua lập nghiệp, bạn không được đào tạo qua trường lớp, bạn chưa từng làm việc ở một tổ chức với đầy đủ những trải nghiệm như trên trước khi ra làm chủ

Vì vậy, bạn điều hành theo những gì bạn tự biết, tự đọc được hoặc học được ở đâu đó ngoài kia. Nó không có hệ thống logic, bạn quản lý theo kiểu “đụng đâu làm đấy”, “sai đâu sửa đó”.

Chính vì vậy mà doanh nghiệp bạn luôn xảy ra những trường hợp:

– Không có trật tự công việc

– Không có kế hoạch, mục tiêu đưa ra

– Nhân sự thích thì làm, không thích thì thôi, đủ ngày 8h là về, không một hệ thống báo cáo, đánh giá KPI nào được lập ra

– Giám đốc sai đâu làm đó

– Việc trước việc sau không biết cách lưu hồ sơ

– Không biết cách bán hàng, hoặc có bán cũng chỉ ở mức độ “Lạy trời mua hàng giúp con”

– Công việc chồng chéo, chắp vá, không một quy trình, hệ thống nào cả

– Xung đột trong công việc luôn luôn xảy ra

– Giám đốc/ Quản lý phải chạy theo sau nhân viên để “sửa sai” từ những việc vụn vặt nhất.

– Lãnh đạo không có chuyên môn cụ thể trong từng mảng nên không biết phân công nhiệm vụ như nào cho đúng

– Nhân viên làm việc không chuyên tâm, tác phong lề mề, thụ động.

– Các bộ phận, phòng ban hoạt động rời rạc, không ăn khớp với nhau, làm cho cả bộ máy vận hành chậm chạp..

Nên việc xây dựng và tối ưu quy trình làm việc luôn luôn phải có trong mỗi doanh nghiệp. Để vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả, người lãnh đạo cần phải xác định và liên hệ mật thiết hoạt động giữa các bộ phận, phòng ban. Bất cứ hoạt động nào nhận các đầu vào và chuyển thành các đầu ra đều được xem như một quá trình. Vì vậy, quy trình được xem như bộ khung để doanh nghiệp đứng vững và phát triển.

Tại sao doanh nghiệp cần phải có quy trình ?

Quy trình là khuôn khổ (pháp lý nội bộ) để cho các công việc được diễn ra đúng phép tắc trong hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức. Phương pháp quản lý theo quy trình là phương pháp quản lý mà ở đó doanh nghiệp đưa ra các quy tắc, các công việc mẫu và đưa ra thứ tự thực hiện chuẩn để thực hiện công việc.

Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào? Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của sếp mà không biết phải làm thế nào? Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý sếp. Đối với những công việc cần sự phối hợp nhóm (teamwork) thì quy trình giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào? Nhân viên cũ xin nghĩ thì nhân viên mới tiếp nhận việc theo trình tự có sẵn, giúp cho chủ doanh nghiệp đỡ mất thời gian hướng dẫn từ đầu. Nhân viên chủ động trong mọi việc, sếp có thời gian để tập trung vào phát triển công ty, mở rộng quy mô, chiến lược. Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.

Lợi ích của quy trình làm việc mang lại

1.Tối ưu nguồn lực, cắt giảm chi phí nhờ tăng năng suất và tối ưu, cải tiến các hoạt động vận hành: Hệ thống quy trình chuẩn, chỉ dẫn và quy định rõ ràng công việc và trình tự các việc cần phải làm sẽ giúp rút ngắn thời gian đào tạo nhân sự. Nhân sự dễ bắt nhịp hơn với công việc mà không phụ thuộc vào sự đào tạo chủ quan, đôi khi không nhất quán của nhân viên đi trước.

2.Cải tiến, nâng cao năng suất làm việc, tạo thuận lợi cho việc kiểm soát đánh giá hiệu quả/ hiệu suất công việc: Với quy trình, người quản lý hoàn toàn dễ dàng đo lường được hiệu quả, nhìn thấy rõ nút thắt cần điều chỉnh trong quy trình và đánh giá hiệu suất công việc (dựa theo khối lượng công việc xử lý tại các bước đã được chỉ dẫn rõ ràng). Thực hiện theo quy trình giúp cho các nhân viên đảo bảo được tiến độ công việc, chất lượng và hiệu suất lao động. Nhờ đó người quản lý có thể kiểm soát được tiến độ, chất lượng công việc, có kế hoạch tuyển dụng và sắp xếp nhân sự cho phù hợp với nhu cầu phát triển. Hơn nữa, quy trình làm việc giúp cho người quản lý giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành do các đầu công việc/ nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng

3.Trải nghiệm khách hàng nhất quán: Với quy trình, cùng một yêu cầu đầu vào sẽ cho những kết quả đầu ra tương đồng, nhất quán. Trải nghiệm khách hàng là một trong những kết quả đầu ra cuối cùng mà mỗi doanh nghiệp đều coi trọng. Vì nó là nguồn duy trì và phát triển khách hàng trung thành, cùng lợi nhuận và doanh số cao cho doanh nghiệp.

4.Tăng lợi thế cạnh tranh:Trong thời đại mà các doanh nghiệp “mọc lên như nấm sau mưa”, việc tìm cho mình một quy trình chuẩn giúp bộ máy làm việc diễn ra nhịp nhàng chính là tạo lợi thế cạnh tranh đối với các đối thủ. Thực tế, quy trình quản lý là kinh nghiệm được đúc rút sau nhiều năm hoạt động, và cũng là những kiến thức được tích lũy qua nhiều tài liệu của mỗi chủ doanh nghiệp. Do đó, quy trình làm việc thường thể hiện nét đặc trưng riêng của mỗi doanh nghiệp và hàm chứa trong đó lợi thế kinh doanh riêng.

Để doanh nghiệp bạn xây dựng và tối ưu quy trình làm việc hãy đến với BQ Training. Từ những kinh nghiệm từ những dự án đã triển khai, chúng tôi tự hào đêm đến những dịch vụ tốt nhất về tư vấn, triển khải chiến lước tư vấn xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp. Chúng tôi đang mở lớp khóa học: “Xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp”, và dịch vụ tư vấn riêng cho quý doanh nghiệp về “ Tư vấn xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp smes/khởi nghiệp”.

Chúng tôi nắm rất rõ việc áp dụng quy trình sẽ mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp, giúp gia tăng doanh số cũng như tối ưu hóa hoạt động trong doanh nghiệp. BQ Training sẽ đồng hành xây dựng hệ thống quy trình quy định một cách bài bản và phù hợp với thực tế của từng doanh nghiệp. Liên tục cải tiến để hệ thống quy trình, bắt kịp được xu hướng phát triển của doanh nghiệp.