BẠN ĐANG LÀM CHỦ HAY LÀM THUÊ CHO DOANH NGHIỆP MÌNH?

Chị Thoa (tên nhân vật được thay đổi), chủ một công ty sản xuất kinh doanh thực phẩm chay ở Đà Nẵng mỗi ngày làm việc 12-14 tiếng. Thức dậy vào lúc 4h sáng chị đã phải lao vào sản xuất cùng công nhân, rồi kiểm tra đơn hàng, đóng đơn, liên hệ khách, nhập nguyên vật liệu, tối đến vẫn ngồi xem doanh số bán hàng, cộng các khoản chi phí…các công việc không tên khác đã làm cho hành trình khởi nghiệp làm chủ của chị không còn thú vị như những ngày đầu “về quê khởi nghiệp’ với ước mơ trở thành một nữ CEO đúng nghĩa. Khi được hỏi: “Anh đang làm chủ hay làm thuê cho chính mình?”, chị Thoa chỉ cười buồn: “Chắc là làm chủ nhưng làm luôn chủ nhật.”

Câu chuyện của chị Thoa cũng là câu chuyện của hàng trăm, ngàn CEO đang điều hành doanh nghiệp ngoài kia. Phần lớn các chủ doanh nghiệp nhỏ ở Việt Nam xuất thân từ nghề – giỏi kỹ thuật, sản xuất, dịch vụ – nhưng thiếu nền tảng quản trị. Điều này khiến họ quay cuồng trong công việc, không thể phát triển đội ngũ, không có thời gian suy nghĩ chiến lược, và dễ rơi vào bế tắc.

Nhận thấy thực trạng này của Việt Nam, để thúc đẩy phát triển kinh tế tư nhân trong giai đoạn chuyển mình của đất nước, tại Nghị quyết 68-NQ/TW năm 2025, đã nêu nội nhiệm vụ triển khai chương trình đào tạo bồi dưỡng 10.000 giám đốc điều hành một cách chuyên nghiệp và bài bản.

Qua quá trình khảo sát và nghiên cứu thì chúng tôi nhận thấy vấn đề phổ biến của chủ doanh nghiệp SMEs/mSMEs hay Startup cụ thể:

• Làm mọi việc từ A-Z (CEO – Chief Every things officer) : sản xuất, mua hàng, bán hàng, quản lý nhân sự, phản hồi khách hàng, marketing, tiếp khách, xử lý hợp đồng, công nợ…

• Câu chuyện sống còn, làm cho các CEO/Founder không có thời gian để “thoát khỏi guồng quay”, dẫn đến thiếu chiến lược dài hạn

• Không xây dựng được hệ thống hoặc người thay thế: thiếu tầm nhìn dài hạn ngay từ đầu nên đây cũng là bài toán khó cho các CEO

• Không tin tưởng, không biết giao việc, không đo lường được hiệu suất hoặc đôi khi thiếu kỹ năng, niềm tin trong việc trao quyền => Việc gì không đến tay mình thì không yên tâm

• Vẫn mơ một ngày Auto Company – doanh nghiệp tự vận hành mà không cần mình (CEO-Chief Executive Officer) đúng nghĩa.

Ước muốn là vậy, nhưng thực tế đang diễn ra gần như khác xa, từ thực tế đó chúng tôi mạnh dạn đề xuất mô hình: DLO

Mô hình 3 vai trò: DOER – LEADER – OWNER (Investor)

Thực tế, có rất nhiều mentee (CEO, Founder) của chúng tôi đã và đang dần làm được vai trò này, Trimico là một minh chứng.

Mục tiêu: Chuyển hóa từ 100% thời gian là DOER → 60% Leader + 30% Owner + 10% Doer

Làm sao để chuyển hóa khả thi? Câu hỏi tưởng chừng dễ trả lời nhưng lại đánh bại rất nhiều CEO trên hành trình chuyển đổi này.

Như John Kotter trong cuốn sách “dẫn dắt sự thay đổi” từng nói, nếu không có cảm nhận về “lý do cấp bách” (sense of urgency), mọi nỗ lực thay đổi sẽ thất bại. Với các chủ doanh nghiệp nhỏ, cần tạo ra động lực đủ mạnh để thoát khỏi vai trò Doer, vì đó không chỉ là thói quen – mà còn là vùng an toàn và niềm tin cá nhân.

“Giang sơn dễ đổi, bản tính khó dời”

Hành trình 8 năm trong vai trò cố vấn (Cố vấn chiến lược, cố vấn khởi nghiệp, cố vấn lãnh đạo) tôi và cộng sự nhận ra rằng, để thay đổi một người “trưởng thành” thực sự khó gấp bội và chỉ có cách: cho họ được trải nghiệm và họ tự rút ra bài học cho chính mình. Mọi giáo điều, lý thuyết đều không có tác dụng mấy đến nhóm trường thành này, đặc biệt là những người từng trải qua những thành công và thất bại của thương trường.

Với những trải nghiệm của mình, qua quan sát sự thay đổi một cách tích cực ở các CEO, chúng tôi nhận thấy Ba yếu tố tạo nên nền tảng chuyển hóa:

Yếu tố 1: Tự nhìn thấy rủi ro nếu không thay đổi (bị quá tải, kiệt sức, lệ thuộc nhân sự, doanh nghiệp không thể lớn lên).

Yếu tố 2: Trải nghiệm một kết quả tích cực nhỏ khi giao việc và tạo hệ thống (ví dụ: có thêm thời gian, có người xử lý tốt).

Yếu tố 3: Có người đồng hành, phản biện và thúc đẩy (mentor, nhóm chủ doanh nghiệp cùng thay đổi)

• Đây chính là động lực và mục tiêu để tôi và cộng sự đã xây dựng chương trình cố vấn doanh nghiệp E-Hybrid Mentoring và Seri những bài viết Mentoring và cách thức Mentoring thay đổi tổ chức bạn như thế nào (Bạn chỉ cần tìm hiểu E-Hybrid mentoring sẽ rõ)

Những người thay đổi, họ đã nghĩ gì, làm gì, hành động ra sao để chuyển từ Doer sáng Leader hay Owner, cùng chúng tôi khám phá  trình 5 bước khả thi:

Bước 1: Ghi nhật ký công việc và phân loại vai trò

Ghi chép lại toàn bộ các công việc trong tuần, bạn bắt đầu hình thành thói quen viết nhật ký, lập kế hoạch công việc tuần, kế hoạch 5 phút mỗi ngày. Phân loại theo 3 nhóm: Doer – Leader – Owner.

Theo dõi thời gian thực tế từng loại để biết mình đang dành bao nhiêu % cho vai trò nào. Hãy lập một bảng excel hoặc có thể một cuốn sổ mới kẻ ô và bắt đầu hành trình (để hình thành thói quen, bạn phải cam kết kỷ luật ít nhất 22 ngày trở lên, thời gian cần thiết để hình thành một thói quen mới). Sau đó hãy nhìn lại cách mình phân bổ thời gian có hợp lý không. Biểu đồ Eisenhower có thể giúp bạn định hình đâu là việc khẩn cấp-quan trọng để bạn bố trí cho phù hợp, rồi bạn sẽ nhận ra, phần lớn thời gian bạn dành cho những công việc rất chi “tào lao” không giúp ích cho lộ trình phát triển doanh nghiệp trong tương lai.

Bước 2: Loại bỏ hoặc ủy quyền các công việc Doer lặp đi lặp lại

Chọn ít nhất 3 việc Doer mất thời gian nhất mà người khác có thể làm được. Đào tạo người phù hợp hoặc tạo checklist đơn giản để họ thực hiện thay. Hoặc nếu chưa có nhân sự cố định bạn xem xét có thể outsource (thuê ngoài, theo thời gian) được không.

Đây là đoạn hội thoại giữa tôi (mentor) và các anh chị chủ doanh nghiệp (mentee):

Mentor: Nếu anh chị là CEO thì anh chị nghĩ mình nên nhận mức lương bao nhiêu là xứng đáng?

Mentee: Anh A: Dạ tầm 15-20 triệu/tháng

              Chị B: em phải tầm 30 triệu/tháng, em thích con số này

Mentor: Vậy tôi xin phép lấy 30 triệu/tháng này làm ví dụ nhé, vậy có nghĩa mỗi tháng làm việc 26 ngày công thì lúc này công trên ngày anh chị sẽ khoảng gần 1,2 triệu/ngày đúng không? Nếu làm đúng 8h/ngày thì số tiền kiếm được: 150.000 vnd/h. Anh chị đã làm gì để được trả 150k/h, liệt kê danh sách những gì anh chị đã làm

Mentee: phần lớn không liệt kê được, phần còn lại liệt kê những công việc dành cho nhân viên, những người thực thi, mà đúng hơn là các task, chứ không phải Jobs…(vẻ mặt ngơ ngác và dường như họ đang nhận ra điều gì đấy)

Mentor (tiếp tục): bây giờ, hãy liệt kê cho tôi đâu là những công việc mà nhân viên bạn phải làm (những người đang được trả lương 6-7 triệu/tháng, tức khoảng đâu đó 28-30k/giờ)

Mentee: Đồng thanh trả lời, 80% list này là của nhân viên em làm chứ

Mentor: vậy bạn dành phần lớn thời gian của người nhận lương 30 triệu chỉ để làm công việc của người nhận 6 triệu. Theo bạn có hiệu quả không?

Mentee: Vỡ lẽ vấn đề, có người wow!!, em ngộ được rồi, có người hưng phấn như được gỡ nút thắt bấy lâu trong lòng:

Ghi chú: nhiều anh chị mới khởi nghiệp gần như làm tất cả thì có thể phân vai, làm diễn viên đóng nhiều vai, buổi sáng làm leader/owner, buổi chiều làm doer hoặc theo từng khung thời gian tùy theo cách anh chị đang kinh doanh, nhưng mục tiêu sẽ giảm bớt thời gian làm công việc doer lại.

Bước 3: Đặt lịch cố định cho vai trò Leader và Owner

• Lịch Leader: 2 buổi/tuần để đào tạo đội nhóm, phân công, giao việc, coaching.

• Lịch Owner: 1 buổi/tuần (tối đa 2 giờ) để xem lại tài chính, lên kế hoạch tháng.

Đôi khi phải tưởng tượng, tập làm quen dần với những vai trò mới trong tổ chức, rồi khi bạn bắt đầu có những nhân sự mới thay thế công việc doer, bạn sẽ rút dần ra khỏi vị trí, học cách trao quyền và đào tạo nhân sự mới.

Bước 4: Thực hiện “tuần hành động chuyển hóa”

Áp dụng lịch mới, thử nghiệm trong 4-5 tuần liên tục (như tôi nói trên ít nhất 22 ngày) thời gian đủ để hình thành một thói quen mới. Mỗi tuần đánh giá: thời gian dành cho Doer giảm bao nhiêu? Vai trò Leader/Owner đã xuất hiện chưa?

Gieo suy nghĩ, gặt hành động

Gieo hành động, gặt thói quen

Gieo thói quen, gặt tính cách

Gieo tính cách, gặt số phận

Suy nghĩ đúng, cam kết kỷ luật từng chút một, bạn sẽ nhận ra rất nhiều sự thay đổi trên hành trình “làm sếp” của mình.

Bước 5: Tạo môi trường trao quyền

Thay vì làm thay, hãy hướng dẫn – trao quyền – tạo điều kiện. Tin vào đội ngũ, nhưng có quy trình và đo lường cụ thể. Người giỏi là người làm cho người khác giỏi hơn mình.

Từ khóa: Trao quyền, hãy tìm hiểu về nó, đó là một nghệ thuật.

Để làm chủ mà không phải “làm luôn cả chủ nhật”, những bài học then chốt phải luôn khắc cốt ghi tâm:

• Làm chủ không phải là “ôm tất cả”, mà là biết hệ thống hóa – giao việc – kiểm soát hiệu quả

• Không có chiến lược, không xây hệ thống, không phát triển đội ngũ → không có tương lai

• Mỗi chủ doanh nghiệp cần có thời gian để “ra khỏi guồng quay”, nhìn lại chính mình và tổ chức (chúng ta gọi đây là quá trình chuyển hóa). Quá trình này nhanh hay chậm phụ thuộc niềm tin, năng lực, cam kết hành động của từng người.

• Muốn thay đổi, cần có một “lý do cấp bách” đủ thuyết phục như Steve Jobs từng nói: “sống như ngày mai bạn sẽ chết”

 Lặp lại các hành động và đặt lại mục tiêu: Chuyển hóa (60% Leader + 30% Owner + 10% Doer) thành 60%Leader + 40% owner hoặc 80% leader + 20% Owner…(tùy anh chị). Nhưng cuối cùng, chúng ta vẫn có mục tiêu thoát khỏi vai trò người làm trong tổ chức để dành thời gian cho những việc quan trọng trong cuộc đời (nuôi dạy con cái, chăm sóc bố mẹ, viết một cuốn sách, trồng thêm những cái cây, đi du lịch đây đó…)

Bạn có thể dùng mẫu gợi ý bên dưới và bắt tay vào hành động ngay.

Tác giả: Mentor Nguyễn Bão Quốc

Founder & CEO BQTraining

Member of VSMA – Viet Nam Startup Mentors Alliance